Política de Privacidade

1. Quem somos

O XKola é um produto da WSJ Bento Sistemas Ltda, inscrita no CNPJ sob o nº 68.133.148/0001-38, com sede em R. Abelardo, 45 — Graças, Recife/PE, CEP 52.050-310.

Neste documento, “XKola”, “nós” e “nossa” se referem a essa empresa. “Escola” é a instituição de ensino que contrata o sistema. “Você” é a pessoa cujos dados são tratados: uma família, um aluno, um funcionário da escola ou alguém que entrou em contato conosco.

2. Os dois papéis que exercemos

A LGPD (Lei nº 13.709/2018) separa quem decide sobre os dados — o controlador — de quem trata os dados por conta de outro — o operador. O XKola ocupa os dois lugares, dependendo da situação, e isso muda quem você deve procurar.

3. Que dados tratamos

Depende de qual parte do sistema a escola usa. Em linhas gerais:

• Famílias e alunos — nome do responsável e do aluno, telefone, e-mail, série pretendida ou cursada, endereço quando informado, histórico de atendimento, visitas agendadas, documentos enviados, pedidos e pagamentos feitos na loja da escola.
• Conteúdo das conversas — mensagens de WhatsApp trocadas com a escola, incluindo texto, fotos, documentos e áudios.
• Funcionários da escola — dados cadastrais e de contrato de trabalho, registros de ponto, férias e afastamentos, documentos de admissão e mensagens enviadas à caixa de escuta do RH (que é anônima para a direção da escola).
• Quem usa o sistema — nome, e-mail, papel e permissões, além dos registros de acesso e da trilha de auditoria: quem fez o quê, quando, e de qual endereço de internet.
• Quem procura a XKola — nome, e-mail, telefone e o conteúdo da sua mensagem, quando você pede uma demonstração ou fala com a gente.

4. Por que tratamos, e com qual amparo legal

• Para executar o contrato (art. 7º, V) — fazer o sistema funcionar para a escola e prestar suporte.
• Para cumprir obrigação legal (art. 7º, II) — obrigações fiscais e trabalhistas, e a guarda de registros de acesso exigida pelo Marco Civil da Internet.
• Por legítimo interesse (art. 7º, IX) — segurança, prevenção a fraude e abuso, e melhoria do produto a partir de dados agregados, que não identificam ninguém.
• Com o seu consentimento (art. 7º, I) — comunicações de divulgação nossas, e as hipóteses em que a própria escola coleta o consentimento das famílias.

Não vendemos dados pessoais, não os cedemos para publicidade de terceiros e não usamos dados de escolas ou de famílias para treinar modelos de inteligência artificial.

5. WhatsApp e inteligência artificial

O XKola conecta o número de WhatsApp da escola ao sistema, para que a equipe atenda as famílias sem perder conversa e com histórico. Quando você manda mensagem para o número da escola, você está falando com a escola — o XKola é a ferramenta que ela usa, do mesmo jeito que um telefone ou um e-mail.

Essas mensagens trafegam pela infraestrutura do WhatsApp, operado pela Meta Platforms, e ficam armazenadas no sistema da escola para consulta futura.

Onde entra a inteligência artificial

A escola pode ativar recursos de IA para responder dúvidas, resumir conversas e organizar o atendimento. Quando estão ativos:

• o conteúdo da conversa é enviado a um fornecedor de IA apenas para gerar aquela resposta, e não fica com ele para outros fins;
• áudios enviados pelas famílias são transcritos automaticamente por esse mesmo tipo de serviço, para que a equipe leia em vez de ouvir;
• a escola decide se liga ou desliga esses recursos, e pode passar qualquer conversa para uma pessoa a qualquer momento.

Os fornecedores de IA que usamos estão contratados em modalidade que não permite o uso do conteúdo para treinar seus modelos.

Mensagens de divulgação

Mensagens de marketing só são enviadas a quem concordou em recebê-las, e toda mensagem desse tipo traz uma forma de pedir para parar. Pedidos de descadastro são atendidos sem condição.

6. Com quem compartilhamos

Para funcionar, o XKola se apoia em fornecedores de tecnologia. Eles tratam dados por nossa conta e sob contrato, apenas no necessário para o serviço que prestam:

Nenhuma escola usa todos. Cada fornecedor abaixo só entra em cena quando o recurso correspondente está contratado e ligado: escola sem o módulo de RH não tem dado no serviço de ponto; sem a loja, não tem dado no meio de pagamento; e com a inteligência artificial desligada, nada da conversa vai para fornecedor de IA. A lista é a de todos os fornecedores possíveis — a sua escola pode informar exatamente quais estão ativos no caso dela.

Além desses, compartilhamos dados com autoridades públicas quando somos obrigados por lei ou por ordem judicial — e, nesse caso, informamos a escola sempre que a lei permitir.

7. Dados que saem do Brasil

Parte da nossa infraestrutura fica fora do país, como mostra a tabela acima. Hoje, o banco de dados do CRM está hospedado nos Estados Unidos, assim como os serviços de inteligência artificial, envio de e-mail e monitoramento. Os bancos do RH e da Loja ficam em São Paulo.

Essas transferências internacionais são feitas com amparo no art. 33 da LGPD, por meio de cláusulas contratuais com cada fornecedor que impõem a eles obrigações de proteção equivalentes às nossas. Estamos trabalhando para trazer o banco do CRM para o Brasil.

8. Por quanto tempo guardamos

Enquanto durar o contrato com a escola, porque é o histórico dela que está ali. Quando o contrato termina, a escola pode pedir a exportação dos dados e a exclusão; cumprimos o pedido e apagamos o que não formos obrigados a manter.

Guardamos por mais tempo apenas o que a lei exige: documentos fiscais e trabalhistas pelos prazos legais, e registros de acesso ao sistema pelo prazo do Marco Civil da Internet. Cópias de segurança podem conservar um dado por alguns dias depois da exclusão, até serem sobrescritas na rotina normal de backup.

9. Crianças e adolescentes

Escola trata dados de menores por natureza. Esses dados são tratados no melhor interesse da criança e do adolescente, como manda o art. 14 da LGPD, e sempre a partir do relacionamento da família com a escola.

Quem coleta esses dados e obtém o consentimento de pai, mãe ou responsável, quando ele é exigido, é a escola. Nós não direcionamos publicidade a menores, não criamos perfis comerciais de alunos e não usamos dados de menores para nenhuma finalidade além de prestar o serviço contratado pela escola.

10. Como protegemos

• Isolamento por escola no banco de dados — cada escola só alcança as próprias linhas, e a regra é aplicada no banco, não apenas na tela.
• Acesso por papel — cada pessoa da equipe da escola vê o que o papel dela permite.
• Criptografia em trânsito e em repouso, e credenciais guardadas em cofre, nunca no código.
• Trilha de auditoria das ações relevantes, para que a escola possa reconstituir o que aconteceu.

Nenhum sistema é imune. Se ocorrer um incidente de segurança com risco relevante, comunicamos a escola e, quando for o caso, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados e os titulares afetados.

11. Seus direitos

A LGPD garante a você, entre outros, o direito de:

• saber se tratamos dados seus e obter acesso a eles;
• corrigir dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• pedir a exclusão de dados desnecessários ou tratados fora da lei;
• pedir a portabilidade dos dados a outro fornecedor;
• saber com quem compartilhamos seus dados;
• revogar o consentimento, quando o tratamento se apoiar nele;
• se opor a um tratamento e pedir revisão de decisões automatizadas.

Se você é família ou funcionário de uma escola, o caminho mais rápido é a escola, porque é ela quem controla esses dados. Se preferir falar conosco, escreva para o endereço abaixo: encaminhamos à escola quando for o caso e respondemos em até 15 dias.

12. Cookies e medição de uso

Este site não usa cookies de rastreamento, nem pixels de publicidade.

Dentro dos sistemas, usamos cookies essenciais para manter você conectado — sem eles o login não funciona. A Loja usa ainda ferramentas de medição de uso e de registro de erros, listadas na tabela do item 6, para entender falhas e melhorar as telas.

13. Mudanças nesta política

Quando mudarmos algo relevante, atualizamos a data no topo desta página e avisamos as escolas contratantes. Recomendamos reler o documento de tempos em tempos.